Ablauf des Förderverfahrens

Als Zentralstelle für alle evangelischen Träger unterstützt Sie die aej während des gesamten Förderverfahrens wenn Sie für Ihren geplanten deutsch-französischen Jugendaustausch Fördermittel des DFJW beantragen möchten. Dazu zählt auch die Auszahlung der Fördermittel an Sie, als die Träger.

Kleine Fähnchen D und F

Foto: Pixabay / Hans Braxmeier

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Prüfung des Antrags

Eingehende Anträge werden von uns geprüft und dann an das DFJW weitergeleitet. Der Antrag muss vom örtlichen Träger auf dem dafür vom DFJW vorgegebenen Formblatt gestellt werden. Achten Sie bitte unbedingt darauf, dass alles vollständig ausgefüllt wird. Ungenaue oder fehlende Angaben führen zu Rückfragen. Dadurch kommt es zu Verzögerungen in der weiteren Abwicklung. Der Antrag muss vom Träger rechtsverbindlich unterschrieben sein. Eine schriftliche Projektbeschreibung ist ebanfalls beizufügen.

Erste Budgetzuweisung durch das DFJW

Eine offizielle Förderzusage können wir Ihnen erst dann erteilen, wenn feststeht, ob für das Projekt ausreichend Mittel zur Verfügung stehen. Frühestmöglicher Zeitpunkt wäre Ende Februar oder im März, wenn die Budgetzuweisung an die Zentralstellen durch das DFJW erfolgt ist und Sie Ihren Antrag dann schon gestellt haben. Erfahrungsgemäß liegt die Zuweisung zunächst immer deutlich unter dem von uns gemeldeten Bedarf. Da das DFJW seine Mittel nach Programmtiteln und den dafür zuständigen Referaten aufgeschlüsselt verteilt, kann es diesbezüglich zu Unterschieden bei der Berücksichtigung unseres Bedarfes kommen.

Anpassung des Budgets

Im Sommer erfolgt dann eine weitere Bedarfsabfrage durch das DFJW. Daraufhin erhalten wir meist noch einen Nachschlag beim Budget aus Rücklaufmitteln. Wo sich zu diesem Zeitpunkt ein Minderbedarf abzeichnet, sind wir unsererseits verpflichtet, diesen anzuzeigen und Mittel an das DFJW zurückzugeben. Deshalb sollten Sie uns rechtzeitig informieren, falls eine geplante Maßnahme nicht durchgeführt werden kann oder sich geringerer Bedarf abzeichnet. Nach der Anpassung des Budgets sind wir in der Lage, weitere Förderzusagen zu erteilen. Es kann im Einzelfall durchaus passieren, dass die Förderzusage erst nach Beendigung einer Maßnahme erfolgt. Leider ist auch nicht ganz auszuschließen, dass Maßnahmen, die nicht vorangemeldet waren und erst zu einem späten Zeitpunkt im Verlauf des Jahres beantragt wurden, nicht gefördert werden können, wenn die Mittel hierfür nicht ausreichen.

Abschluss der Maßnahme

Der Verwendungsnachweis wird von uns geprüft und dann an das DFJW weitergeleitet. Nachfragen zu unklaren Punkten sind natürlich auch da möglich. Wenn das DFJW seinerseits die Prüfung abgeschlossen hat, erhalten wir eine endgültige Bewilligung zu der abgerechneten Maßnahme. Auf dieser Grundlage bekommt der Träger von uns die Endabrechnung. Außerdem wird der noch ausstehende Restbetrag an Fördermitteln überwiesen. Damit wäre die Maßnahme abgeschlossen. Alle förderrelevanten Unterlagen (Belege, Quittungen etc.) sind beim Träger sechs Jahre lang aufzubewahren und für den Fall einer Prüfung durch DFJW, Bundesrechnungshof oder aej bereitzuhalten.

Kontakt

Susanne Prömmel
Sachbearbeiterin für Öffentliche Förderung
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